Kişisel Verilerin Korunması Kapsamında Aydınlatma Metni

MESLEKİ YETERLİLİK SINAVINA BAŞVURAN/GİREN ADAYLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA

Tüm Otomotiv Bakım Dernekleri Federasyonu İktisadi İşletmesi (TOBFED), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer uygulanabilir mevzuat hükümleri doğrultusunda, veri sorumlusu sıfatıyla Mesleki Yeterlilik Sınavına başvuran ve/veya giren adayların Mesleki Yeterlilik Kurumu mevzuatı ve 17024 Kalite Yönetim Sistemi tarafından talep edilen ve TOBFED kuralları ve düzeni uyarınca gereken bilgileri, kendileri veya çalıştıkları firma tarafından TOBFED’e ibraz edilmekte, burada belirtilen şartlar uyarınca TOBFED tarafından veya veri sorumlusu olarak TOBFED adına kaydedilmekte, kanuni yükümlülüklerin gerektirdiği süre boyunca saklanmakta ve güncellenmekte, yurt içinde üçüncü kişi ve kurumlarla paylaşılmakta, kanunda belirtilen diğer yöntemlerle işlenmekte ve muhafazası için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

A. TOBFED’in Mesleki Yeterlilik Sınavına Başvuran ve/veya Giren Adaylardan Talep Ettiği Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

1. TOBFED mevzuat gereği zorunlu tutulan mesleki yeterlilik belgeleri için başvuru, sınav, belge düzenleme ve belge sonrası takip sorumluluklarının yerine getirilmesi amacıyla başvuru sahiplerinin/adayların kişisel verilerini almaktadır.
2. TOBFED, adayla sınav sonuçları arasında bağlantı kurabilmek, sınava ilişkin yapılan işlemleri, belge yenileme süreçlerini takip edebilmek ve gerektiğinde adayla iletişime geçebilmek için, sınava başvuran ve/veya giren adaylardan, nüfus cüzdanı bilgileri (ad, soyad, cinsiyet, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi), iletişim bilgileri (adres, ev/cep telefonu, e-posta adresi), öğrenim durumuna, toplam iş tecrübesine, daha önce herhangi bir mesleki yeterlilik belgesi edinip edinmediğine ilişkin bilgileri ve başvuru esnasında çalışmakta olduğu işyerinin adı/adresi gibi verileri talep etmektedir. TOBFED, bu verilere ek olarak, adayın Mesleki Yeterlilik Belgesi almaya hak kazanması halinde yatırmış olduğu sınav ücretini 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu kapsamında adaya geri ödeyebilmek adına adaydan, paranın yatırılacağı banka hesabının IBAN numarası bilgisini talep eder. Bu veriler, adayların ve adaylar adına çalışmakta bulundukları firmaların, başvuru formlarını fiziki veya online olarak doldurup kuruma iletmesi suretiyle elde edilmektedir.
3. TOBFED, uygulamalı sınavların değerlendirilmesini, sınavların güvenilir bir ortamda yapılmasını sağlamak ve tabi olduğu denetimler gerektirdiğinde denetleyen kurumlara iletmek üzere, sınavlarda kamera kaydı alarak adaylara ait sınav anı kamera kaydı görüntülerini elde etmektedir.
4. TOBFED, sınavlarda can güvenliğini ve acil bir durumda ilk yardım müdahalelerinin yapılabilmesini sağlamak amacıyla, sınava başvuran adaylardan başvuru aşamasında, sınav esnasında uzman desteği gerektirecek özel bir sağlık durumu ve/veya fiziksel engeli olup olmadığına ve sınav esnasında gerekmesi halinde, kan gruplarına ilişkin veri talep etmektedir.

B. TOBFED’in Mesleki Yeterlilik Sınavına Başvuran ve/veya Giren Adaylara Ait Kişisel Verileri Kaydetmesi ve Saklaması

1. Mesleki Yeterlilik Sınavına başvuran ve/veya giren adaylara ait yukarıda sayılan veriler, Mesleki Yeterlilik Kurumu mevzuat hükümleri ve TOBFED Kalite Yönetim Sistemi gereği, sınav dosyalarında, bilgisayar ortamında tutulan dosyalarda, muhasebe programı ve sunucularında ve elektronik ortamda diğer yazılımlarda ve TOBFED portalı üzerinde saklanmaktadır. TOBFED, Mesleki Yeterlilik Sınavına başvuran ve/veya giren adaylara ait yukarıda sayılan bilgileri, Mesleki Yeterlilik Kurumu mevzuatı gereği, belge geçerlilik süresinin iki katı süre boyunca; yani 10 yıl boyunca saklamaktadır ve söz konusu verileri süre sonunda imha etmektedir.
2. TOBFED, çok sayıda e-posta aldığı ve gönderdiği için, iletişimde aksaklık olmaması amacıyla, sınava başvuran ve/veya giren adayların e-posta adres bilgilerini yazılım iletişim firması üzerinden sisteme kaydetmektedir.
3. Adaylarla iletişim kurulmasında ve bilgilendirmelerinin yapılmasında SMS kullanmakta ve bunun için yetkili hizmet sağlayıcılardan teknik destek almaktadır.

C. TOBFED’in Mesleki Yeterlilik Sınavına Başvuran ve/veya Giren Adaylar Ait Kişisel Verileri Paylaştığı Kişi ve Kurumlar

1. TOBFED, sınava başvuran ve/veya giren adaylara ait e-posta bilgilerini, toplu e-posta ve SMS hizmeti aldığı firmalar ile yukarıda açıklanan sebeple paylaşmaktadır.
2. Adayların sınavda başarılı olması durumunda, aday adına sınav ücretini ödeyen işveren firma birtakım devlet desteği iadelerine hak kazanacağı için, TOBFED, sınava başvuran ve/veya giren adayların sınav sonuçlarını, çalışanları adına sınava başvuran firmalarla paylaşmaktadır.
3. TOBFED, kanunen tabi olduğu denetimler (mali-idari denetimler, vergi denetimleri, Mesleki Yeterlilik Kurumu denetimi, Türk Akreditasyon Kurumu denetimi vb.) sebebiyle, kendisini denetime tabi tutan kurumlarla talep ettikleri bilgi ve belgeleri; dolayısıyla bu belgelerin içerdiği kişisel verileri paylaşmaktadır.
4. TOBFED, finansal kayıtların düzgün bir şekilde yapılabilmesi için serbest mali müşavirden hizmet almakta, sınava başvuran ve/veya giren adaylardan topladığı gerekli verileri hizmet aldığı serbest mali müşavir ile paylaşmaktadır.
5. TOBFED, internet sitesini erişilebilir tutmak ve e-posta ile kendisine ulaşılabilmesini sağlamak için, web ve mail hosting hizmetlerini dışarıdan almakta, e-posta ile paylaşılan ve internet sitesine girilen verileri web ve mail hosting hizmeti aldığı firmalarla paylaşmış olmaktadır.
6. TOBFED, bilgisayarda kullandığı yazılımlar için yazılım firmalarından hizmet almaktadır ve hizmet alınan bu firmalar ile yazılıma girdiği verileri paylaşmaktadır.HaklarınızHer zaman TOBFED’e başvurarak kişisel verilerinizin:a) İşlenip işlenmediğini öğrenme,b) İşlenmiş olması durumunda buna ilişkin bilgi talep etme,c) İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,d) Yurt içinde ve yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,e) Eksik veya yanlış işlenmiş olması durumunda bunların düzeltilmesini isteme,f) Kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkmış olması şartıyla, kişisel verilerinizin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini isteme, g) e) ve f) bentlerinde belirtilen işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,h) Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,i) Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde, zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiklerinize yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi www.intesmym.org.tr adresindeki formu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını Şehit Mustafa Doğan Caddesi 719’uncu sokak No:3 Yıldızevler Mahallesi Yıldız-Çankaya/Ankara adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu turkiyemym@turkiyemym.org.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.